MICROSOFT ACCESS 2007

 MICROSOFT ACCESS 2007

Pengertian   

      Microsoft Access ( Microsoft Office Access) adalah sebuahprogram aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

      Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknikpemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

Sejarah

        Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasiMicrosoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.

      

     Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). 

         Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.

      Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuatform antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat formyang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).

           Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi.

            Sebelum memulai microsoft Access, terlebih dahulu kita harus mengenal apa itu

     database dan apa saja komponen yang ada di dalamnya. Pengertian Tabel, Field dan record

     Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa

     tabel yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.

      Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields. Sebagai

Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu tabel.

Sedangkan record adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.

Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Taskbar

Windows 95 – 2000 yaitu dimulai dengan tombol Start -> Program ->

Program MS-Access.

      Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil

kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data base baru

dengan dua cara :

1. Blank Access Database

2. Access database Wizard

Untuk membuka file database dapat menggunakan cara berikut :

1.Pilih File -> Open dari Menu Bar

2. Klik tombol Open yang ada pada bagian toolbars pada database

3. Tekan tombol Shorcut Key , Ctrl + O

Cara membuat Microsoft access :

1.    Buka aplikasi Microsoft Access

2.     Klik File New

3.    Pilih Blank Database

4.    Create nama file database

5.    Setelah mengisi nama database, kita bisa langsung mengklik tombol

       create atau menekan tombol enter.

6.     Membuat Tabel

        Untuk membuat tabel ada 3 cara yaitu:

         1. Create table in design view

         2. Create table by using wizard

         3. Create table bya entering data

7.      Menentukan Primary Key

        Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu field,

        ikuti langkah berikut ini:

        1. Pilih dan klik tabel yang anda inginkan ubah primary key-nya.

        2. Klik tombol toolbar Design.

        3. Pilih dan Klik nama field yang ingin dijadikan primary key

        4. Pilih dan klik menu Edit, Primary Key atau klik tombol toolbar Primary key

8.      Menambah Field

        1. Buka file à Pilih Table Daftar

        2. Pilih Design View

        3. Sisipkan field baru (Contoh Nama_ortu) caranya sama dengan membuat

           field pertama kali.

       4. Klik Field Ket à Klik Menu Insert à rows

       5. Masukan nama field baru (contoh Asal_skl)

       6. Kemudian klik close dan Save OK

Ø  TAB HOME

Adapun ikon perintah  yang terdapat dalam  tab home dikelompokkan menjadi 7 group antara lain :  Views, Clipboard, Font, Rich Text, Record, Short & Filter, dan Find.

Ø  Group Views

·         Datasheet View Digunakan untuk menampilkan data dalam bentuk standar. Dalam bentuk tampilan ini data ditampilkan sesuai nama field yang sudah didesain pada tahap awal pembuatan database. Dalam bentuk seperti ini tampilan mirip dengan tampilan lembar kerja di Excel.

·         PivotTable View Digunakan untuk menampilkan database dalam bentuk kompilasi, dimana pada tampilan ini hanya memungkinkan untuk menampilkan nama field data saja. Saat diperlukan, user hanya perlu meng-klik salah satu field yang diinginkan, maka deretan data akan ditampilkan.

·         Pivot Chart View Digunakan untuk menampilkan data ke dalam bentuk diagram, untuk data yang berkaitan dengan perhitungan angka yang dimanipulasi melalui Query.

·         Design View Digunakan untuk tampilan data yang memungkinkan user untuk merancang field serta mengatur tipe data pada setiap field. Pada tampilan jenis ini nama field disusun secara vertikal, sedang di sebelah kanannya berisi tabel yang digunakan untuk memilih tipe data tertentu pada setiap nama field di sebelah kirinya.

Ø  Group Clipboard

    

     Berfungsi untuk mengolah seputar papan klip. Secara awam, setiap data yang di-cut dan di-copy akan tersimpan di dalam Random Access Memory (RAM). Tak sekedar urusan copy-paste. Group ini juga menyediakan fasilitas bagi user yang memungkinkannya untuk memilih data tertentu yang ingin di-paste atau ditempel. Bahkan user diberi peluang untuk mem-paste bagian intisari data, sedang atribut format tidak akan disertakan ke dalam tempelannya.

Ø  Group Font

Icon perintah di group Font secara umum digunakan untuk mengatur format huruf dalam suatu database aktif.

·        Font Digunakan untuk memilih jenis huruf.

·        Font Size Digunakan untuk memilih mengatur ukuran huruf.

·        Bold Digunakan untuk menebalkan teks terpilih dalam database.

·        Italic Digunakan untuk memiringkan huruf.

·        Underline Digunakan untuk memberi tanda garis bawah pada data terpilih.

·        Align Text Left Digunakan untuk mengatur teks rata kiri.

·        Align Center Digunakan untuk mengatur teks rata tengah.

·        Align Text Right Digunakan untuk mengatur teks rata kanan

·        Font Color Digunakan untuk mengatur warna huruf

·         Gridlines Digunakan untuk mengatur garis grid di bagian tepi kotak data. Alternatif Fill/Back Color Digunakan untuk mengatur serta memilih warna latar setiap cell data.

Ø  Group Record

Perintah-perintah di group Records ini digunakan untuk pengaturan seputar isian data yang terdapat dalam datasheet. Icon perintah yang terdapat dalam group ini adalah:

·         Refresh All Digunakan untuk menata-ulang susunan data.

·         New Digunakan untuk memasukkan record baru. 

·         Save Digunakan untuk menyimpan record dari datasheet yang sedang aktif.

·         Delete: digunakan untuk menghapus record dari data yang terpilih.

·         Total Digunakan untuk menjumlah record yang terdapat dalam datasheet aktif.

·         Spelling Digunakan untuk mengecek ejaan kata dari suatu data.

·        More Berisi menu-menu yang mendukung pengaturan datasheet, seperti mengubah ukuran datasheet, dll.

Ø  Group Sort & Filte

  Perintah-perintah yang terdapat di Group Short & Filter ini digunakan untuk keperluan penyortiran serta penyaringan data. Perintah-perintah yang terdapat di group ini adalah:

·         Ascending Digunakan untuk mengurut data berdasarkan urutan abjad dari A-Z. 

·         Descending Digunakan untuk mengurut data berdasarkan urutan abjad dari Z sampai A. 

·      Clear All Short Digunakan untuk membersihkan semua kriteria penyortiran, disini susunan data akan kembali seperti sedia kala, sebelum dilakukan penyortiran.

·         Filter Digunakan untuk menyaring data sesuai dengan kriteria tertentu.

·       Selection Digunakan untuk memilih tampilan data yang sesuai dengan data terpilih saja. Aktifkan suatu data, klik icon Selection ini, data yang ditampilkan hanya yang berdasarkan data terpilih saja.

·        Advanced Digunakan untuk memilih pengaturan lanjutan yang berkaitan dengan masalah penyaringan data.

·         Toggle Filter Digunakan untuk menerapkan semua pengaturan penyaringan data.

Ø  TAB CREATE

     Tab Create secara umum digunakan untuk pembuatan objek baru dan atribut yang dibutuhkan dalam suatu database. Dengan tab Create, user bisa membuat tabel baru serta atribut pendukungnya, yang nantinya akan digunakan untuk memasukkan record baru. Dua hal yang paling inti dalam sebuah database adalah form (formulir) dan report (laporan). Kedua hal itu bisa dibuat dengan memanfaatkan fungsi icon yang terdapat di tab Create ini.

Ø  Group Tables

     

    Icon perintah Table digunakan untuk membuat tabel database baru. Selanjutnya user pada tabel kosong baru.

·         Icon Table Templates Digunakan untuk membuat tabel database baru berdasarkan contoh-contoh yang sudah tersedia di MS Access 2007. 

·         Icon Sharepoint Lists Digunakan untuk membuat daftar titik penyimpanan data yang sedang dibuat.

·         Icon Table Design Digunakan untuk digunakan untuk merancang tabel yang dibutuhkan dalam suatu database. 

Ø  Group Form

Group Form terdiri dari 7 icon perintah: Form, Split Form, Multiple Items, PivotChat, Blank Form, More Form, dan Form Design.

·         Icon Form Digunakan untuk membuat formulir database baru.

·         Split Form Digunakan untuk suatu formulir sehingga menjadi dua formulir yang berbeda.

·         Multiple Items Digunakan untuk membuat form yang bisa menampilkan isi database yang telah dimasukkan.

·         PivotChat Digunakan untuk membuat grafik berdasarkan suatu database.

·         Blank Form Digunakan untuk membuat formulir yang kosong sehingga user bisa mendesain sendiri suatu formulir yang diinginkan.

·         More Form Digunakan untuk digunakan untuk menampilkan daftar perintah yang diguakan untuk memilih daftar form lainnya.

·         Form Design Digunakan untuk mendesain form sesuai dengan keinginan user.

Ø  Group Reports

    Group Reports secara umum digunakan untuk pembuatan laporan (report), terdiri dari 5 icon perintah: Report, Labels, Blank Repot, Report Wizard, Report Design.

·         Report Digunakan untuk membuat format laporan dalam versi standar MS Access 2007.

·         Labels Digunakan untuk membuat label dari database yang sedang aktif.

·         Blank Report Digunakan untuk membuat format laporan yang kosong sehingga user bisa membuat format laporan yang diinginkan.

·         Report Wizard Digunakan untuk membuat format laporan berdasarkan tuntunan yang disediakan dalam MS Access 2007.

·         Report Design Digunakan untuk merancang format laporan sesuai dengan keinginan user.

Ø  Group Other

    Group Other terdiri dari 3 icon: Query Wizard, New object: Query, dan Macro.

·         Query Wizard Digunakan untuk membuat query berdasarkan tuntunan yang disediakan dalam MS Access 2007 sehingga user bisa dengan mudah dalam membuat sebuah query

·         New Object Query Digunakan untuk membuat query baru sesuai dengan keinginan pengguna.

·         Macro Digunakan untuk membuat objek macro, merupakan tool yang digunakan untuk membuat perintah tertentu pada sebuah database.